Questa informativa descrive il trattamento dei dati personali per prenotare e gestire le consulenze legali e fiscali riservate agli iscritti all’Ordine, attraverso Microsoft Bookings, con appuntamenti telefonici o in presenza. Il trattamento dei contenuti e dei documenti della consulenza è oggetto, ove necessario, di una distinta informativa, resa prima della relativa raccolta.
1 Titolare del trattamento e contatti
Il Titolare del trattamento è l’Ordine dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri della provincia di Brescia, in persona del legale rappresentante pro tempore, con sede in Via Lamarmora 167, Brescia, codice fiscale 80013390176. È possibile contattare il Titolare tramite PEC all’indirizzo info@omceobs.legalmailpa.it.
2 Responsabile della protezione dei dati
Per le questioni relative al trattamento dei dati e all’esercizio dei diritti è possibile contattare il Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO) all’indirizzo dpo@ordinemedici.brescia.it
3 Finalità e base giuridica
I dati sono trattati per la finalità di prenotare e gestire la consulenza legale o fiscale richiesta dall’iscritto: organizzare l’appuntamento telefonico o in presenza, assegnarlo al consulente competente, inviare conferme e promemoria e gestire variazioni, annullamenti e comunicazioni organizzative. Il recapito telefonico serve inoltre a contattare l’interessato per l’appuntamento telefonico richiesto.
La base giuridica del trattamento per questa finalità è il consenso dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a), del Regolamento (UE) 2016/679. Il consenso è richiesto prima dell’invio della prenotazione mediante una specifica casella non preselezionata, dopo che l’interessato ha potuto consultare questa informativa.
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento contattando il Titolare ai recapiti indicati, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. La revoca comporta la cessazione del trattamento fondato sul consenso e della gestione della prenotazione tramite il sistema, fatte salve le limitate esigenze di conservazione indicate al punto 8.
Il consenso riguarda esclusivamente la gestione della prenotazione e delle comunicazioni connesse. Non comprende finalità pubblicitarie né il trattamento dei contenuti e dei documenti della consulenza. La prova del consenso è trattata per adempiere l’obbligo di dimostrarne l’acquisizione previsto dall’art. 7, par. 1, GDPR, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.
4 Categorie di dati e conferimento
Sono trattati nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, tipologia di consulenza scelta (legale o fiscale), modalità dell’appuntamento (telefonica o in presenza), data e ora, consulente assegnato e informazioni sulle modifiche o sull’annullamento della prenotazione. Il modulo non contiene ulteriori campi per informazioni o quesiti dell’interessato.
La piattaforma tratta anche dati tecnici di connessione e funzionamento, quali indirizzi IP, informazioni sul browser e registrazioni delle operazioni, secondo le funzioni utilizzate e le impostazioni applicabili. Sono registrati la manifestazione del consenso, la data e l’ora e il riferimento alla versione dell’informativa e della dichiarazione presentate.
Il conferimento dei dati e il consenso sono facoltativi. Nel modulo nome e cognome, e-mail e telefono sono contrassegnati come obbligatori per procedere: in mancanza dei dati richiesti o del consenso, la prenotazione tramite Microsoft Bookings non viene completata. Il rifiuto o la revoca non incidono sull’iscrizione all’Ordine.
Il modulo è destinato alle sole informazioni organizzative. Non inserire dati di pazienti o di altri terzi, referti, diagnosi, informazioni sulla salute, dati giudiziari o descrizioni riservate della vicenda oggetto della consulenza. L’eventuale documentazione necessaria sarà richiesta attraverso i canali indicati dall’Ordine o dal consulente, previa adeguata informazione sul trattamento.
5 Modalità del trattamento
Il trattamento avviene con strumenti informatici e telematici, mediante Microsoft Bookings e i servizi Microsoft 365 collegati, con accessi limitati ai soggetti che ne hanno necessità per svolgere le proprie funzioni e con misure tecniche e organizzative adeguate ai rischi. I dettagli delle prenotazioni sono archiviati anche in Exchange Online. Le notifiche possono contenere i dati essenziali dell’appuntamento.
Nell’ambito della prenotazione l’Ordine non effettua profilazione né adotta decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato, ai sensi dell’art. 22 GDPR.
6 Soggetti che possono trattare i dati
Possono accedere ai dati il personale e i collaboratori dell’Ordine autorizzati e istruiti, nei limiti delle rispettive mansioni, e il consulente incaricato dell’appuntamento. I fornitori che trattano dati per conto dell’Ordine sono vincolati ai sensi dell’art. 28 GDPR.
Per l’erogazione di Microsoft Bookings, Microsoft tratta i dati delle prenotazioni per conto dell’Ordine quale responsabile del trattamento, secondo il contratto applicabile e il relativo Data Protection Addendum (DPA), anche mediante subresponsabili autorizzati secondo le condizioni contrattuali.
Per ulteriori informazioni sul fornitore e sul servizio sono disponibili i seguenti documenti. Tale documentazione integra e non sostituisce l’informativa dell’Ordine:
I dati possono essere comunicati alle autorità e agli altri soggetti legittimati a riceverli nei casi previsti dalla legge. I dati delle prenotazioni non sono diffusi al pubblico dall’Ordine.
Gli eventuali trattamenti svolti da Microsoft per proprie finalità, nei limiti previsti dalla documentazione contrattuale applicabile, sono descritti nell’informativa Microsoft richiamata e restano distinti dal trattamento delle prenotazioni svolto per conto dell’Ordine.
7 Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo
Il servizio utilizza l’infrastruttura cloud Microsoft. La localizzazione dei dati e gli eventuali trasferimenti o accessi da Paesi esterni allo Spazio economico europeo dipendono dal contratto, dalla configurazione del servizio e dai soggetti coinvolti. Gli impegni Microsoft denominati EU Data Boundary prevedono anche circostanze limitate di trasferimento al di fuori del relativo perimetro.
Informazioni sulle garanzie applicabili e una copia delle relative clausole, con eventuali oscuramenti necessari a tutelare informazioni riservate, possono essere richieste al Titolare ai contatti sopra indicati.
8 Tempi di conservazione
I dati delle prenotazioni sono conservati per il tempo necessario a organizzare e gestire l’appuntamento e le comunicazioni connesse. Il periodo è determinato considerando la conclusione o l’annullamento dell’appuntamento e la chiusura delle eventuali richieste organizzative ad esso collegate, quali rettifiche o contestazioni sulla prenotazione. Esaurite tali esigenze, i dati sono cancellati o resi anonimi. In caso di revoca del consenso, cessa il trattamento per la prenotazione e i dati sono cancellati senza ingiustificato ritardo, salvo quanto segue.
La sola documentazione necessaria a dimostrare il consenso è conservata per il tempo necessario ad adempiere e documentare l’obbligo dell’art. 7, par. 1, GDPR. Ulteriore conservazione riguarda esclusivamente dati necessari per specifici obblighi di legge o per accertare, esercitare o difendere un diritto, nei limiti della distinta base giuridica applicabile, dei pertinenti termini e dell’eventuale controversia. I dati tecnici e le copie di sicurezza seguono criteri proporzionati alle esigenze di sicurezza e ripristino e ai cicli di cancellazione, senza riutilizzo per altre finalità. La necessità della conservazione è verificata periodicamente.
9 Diritti degli interessati
L’interessato può richiedere accesso, rettifica, cancellazione e limitazione del trattamento nei casi previsti dagli artt. 15–18 GDPR. Può revocare il consenso in qualsiasi momento con le modalità indicate al punto 3. Per i dati forniti dall’interessato e trattati con mezzi automatizzati sulla base del consenso, può esercitare il diritto alla portabilità ai sensi dell’art. 20 GDPR. Restano fermi i presupposti e i limiti previsti dal Regolamento.
Le richieste possono essere inviate al Titolare o al RPD ai recapiti indicati. Il riscontro è fornito di regola entro un mese; l’eventuale proroga nei casi previsti dall’art. 12 GDPR è comunicata con le relative ragioni. È possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it, e ricorrere all’autorità giudiziaria.